Manual de tu sistema

Una perfumería física vende sin esfuerzo porque la tienda trabaja por ti: el aparador atrae, el mostrador da confianza, el vendedor recomienda y alguien se acuerda de avisarte cuando se te acaba tu perfume.

Tu marca no tiene esa tienda. Este sistema construye esas cuatro cosas en digital, pieza por pieza, y además te resuelve tres problemas que en perfumería cuestan dinero de verdad:

• Las esencias caducan. El sistema te avisa antes de que se venzan, no después, y te dice qué usar primero.
• El perfume se acaba. Te dice quién ya debería estar por terminarlo, para que le escribas antes que la competencia.
• Los datos se pierden. Cada cliente que compra queda registrado con lo que le gusta. Ese es tu activo más valioso.

Entras desde cualquier navegador, en la computadora o en el celular, con tu correo y contraseña. Funciona igual en los dos.

Lo primero que ves es el Panel: un resumen de cómo va el negocio hoy. Ventas del mes, pedidos que faltan por atender, alertas de caducidad y cuántos clientes están listos para volver a comprar. Si algo aparece en rojo, es porque necesita tu atención ese día.

Esta es la parte a la que más vale la pena dedicarle tiempo. Lo que escribas aquí es exactamente lo que va a ver tu cliente, y de esto depende que encuentre su aroma.

Primero el perfume, luego sus tamaños

Un perfume se carga una sola vez. Después le agregas sus presentaciones: cada combinación de tamaño y concentración es una presentación distinta, con su propio precio y su propio inventario. Un mismo aroma en 30 ml, 50 ml y 100 ml son tres presentaciones del mismo perfume, no tres perfumes.

Precio, costo y tu margen

Cuando cargas una presentación te pide precio y también costo estimado. Vale la pena poner el costo real: es lo que hace que el sistema te muestre tu margen de cada producto. Si un perfume tiene menos de 40% de margen, te lo marca en color, y eso te dice cuáles conviene empujar en las promociones y cuáles no.

En una tienda en línea, la foto es el aparador. Es lo único que tu cliente puede tocar con los ojos, y decide si te toma en serio antes de leer una sola palabra.

Arrastras las fotos desde tu celular o computadora y el sistema hace el resto: las recorta, las optimiza y las deja ligeras para que tu tienda abra rápido con datos móviles. No necesitas editarlas ni comprimirlas. Súbelas tal cual.

• Tres fotos mínimo por perfume. Una del frasco solo, una en mano o en uso, y una del detalle o el empaque.
• La primera es la portada. Es la que sale en el catálogo y los carruseles. Arrastra para cambiar el orden, o toca la estrella para volver portada otra foto.
• Mismo fondo en todas. Un catálogo con fondos distintos se ve improvisado; uno con el mismo fondo se ve como marca.
• Luz de día, cerca de una ventana. Sin flash. El flash aplana el vidrio y mata el color del líquido.
• Todas verticales o todas horizontales. La consistencia importa más que la orientación.

Aquí vive tu materia prima: esencias, alcohol, fijadores, frascos y cajas. Y aquí está la función que más dinero te puede ahorrar.

Todo entra por lotes

Cada vez que compras, registras un lote: cuánto llegó, a qué costo y cuándo caduca. No registras «tengo 500 ml de ámbar», registras «el lote que compré en marzo, que vence en enero». Así el sistema sabe qué está por vencerse y qué no.

Se usa primero lo que caduca antes

Cuando produces un perfume, el sistema descuenta automáticamente del lote que vence primero. Es la regla que usan las farmacias y las cocinas profesionales, y es la diferencia entre rotar tu inventario y tirarlo.

Recetas: opcional, pero vale la pena

Si le cargas a cada presentación cuánto lleva de cada insumo, el botón Producir hace todo solo: descuenta las esencias de los lotes correctos, suma las piezas terminadas y deja el registro de qué se usó. Es un rato de trabajo una vez, y después nunca más vuelves a hacer cuentas a mano.

Cada persona que te compra queda registrada con su teléfono, su ciudad, cómo te encontró y qué aromas le gustan.

La pantalla más valiosa de todo el sistema es Agenda de recompra. El perfume se acaba en unos dos meses y medio de uso diario. Pasado ese tiempo, el sistema te lista a quién le toca, con un botón que abre WhatsApp con el mensaje ya escrito.

Usa las etiquetas para agrupar: «VIP», «dulces», «amaderados», «mayoreo». Cuando lances algo nuevo vas a poder escribirle solo a quien le va a interesar, en vez de a todos.

Hay dos tipos, y la diferencia es simple: un pedido es algo que todavía tienes que surtir; una nota de venta es algo que ya vendiste y entregaste.

• El inventario se descuenta solo al crear la orden. No tienes que ajustarlo a mano.
• Si cancelas una orden, el inventario regresa solo.
• Cada orden tiene su nota imprimible con tu logo, lista para entregar con el pedido.
• El botón de WhatsApp abre la conversación con el detalle del pedido ya escrito.

Tu tienda es pública y se actualiza sola con lo que cargas en el catálogo. No hay que publicar nada aparte: si activas un perfume, ahí aparece.

Tiene portada con carruseles, buscador, filtros por género y familia, página de detalle de cada perfume con su galería, y carrito. El pedido entra directo a tu sistema y el cliente te llega por WhatsApp para cerrar el pago.

• Lo más vendido se calcula solo con tus ventas reales de los últimos 90 días.
• Los recomendados también: el sistema conecta perfumes de la misma familia olfativa.
• Si algo se agota, se marca automáticamente y no se puede pedir.
• Puedes cerrar la tienda temporalmente desde Ajustes y dejarla solo como catálogo.

Aquí armas tus ofertas y el sistema las aplica solo: el cliente las ve en la tienda, el descuento se calcula al cobrar y queda registrado cuánto vendió cada una. No hay que acordarse de aplicar nada a mano.

Los cinco tipos que puedes armar

Cómo se arma una

• Elige el tipo y los campos cambian solos: un 4x3 te pide «lleva» y «paga», un porcentaje te pide el número.
• Define a qué aplica: todo el catálogo, una familia olfativa, un género, o solo los productos que marques.
• Ponle fechas. Si dejas la de fin vacía, corre hasta que la pauses. Puedes dejarla programada para que arranque sola.
• Escribe el distintivo: el sello corto que ve el cliente sobre el producto, como «4x3». Si lo dejas vacío se genera solo.

Qué pasa cuando dos promociones aplican al mismo producto

Se aplica la que más le conviene al cliente, no las dos. Es lo justo y evita que por accidente regales dos descuentos sobre la misma pieza. Si de verdad quieres que se sumen, marca la casilla «se puede juntar con otras promociones». El envío gratis es aparte: ese sí se combina siempre con cualquier otra.

Un píxel es un código invisible que le avisa a Facebook o TikTok lo que pasa en tu tienda. Sin él, la publicidad es a ciegas.

No hay que tocar nada de programación. En Ajustes → Medición pegas el identificador de cada plataforma y listo. Si dejas un campo vacío, ese píxel simplemente no se usa.

No hace falta vivir dentro del sistema. Con este ritmo es suficiente para que trabaje a tu favor.